“Work Smart, not Hard”
Come migliorare la qualità del tuo lavoro e ridurre lo stress?
Come essere più produttivi e gestire meglio il tempo?
Ecco 10 trucchi importantissimi per costruirti un metodo di lavoro efficace e lavorare veramente in modo Smart.
Buona lettura!
- Crea una morning routine
Imposta una sveglia per assicurarti di svegliarti regolarmente allo stesso orario. Dedica le prime ore del mattino al tuo benessere per risvegliare lentamente il corpo e la mente.
Puoi fare una breve passeggiata di qualche minuto prima di sederti alla scrivania, leggere qualche pagina di un libro, fare yoga, preparare una sana e ricca colazione, o meditare.
La meditazione è un’ottima attività da fare all’alba: aumenta la concentrazione, migliora il tuo umore e diminuisce il livello di stress.
Non esiste una routine perfetta per tutti, esiste una routine perfetta per te.
Costruisciti una morning routine sulla base di ciò che ti fa stare bene e adattala alle tue esigenze e necessità. Un consiglio finale: cerca di non leggere le e-mail o le notifiche del telefono prima di iniziare a lavorare, concentrati solo su te stessə e sul tuo risveglio.
- Mantieni la lista delle cose da fare breve
Avere una lista delle cose da fare è fondamentale per gestire al meglio il tempo. L’importante è che sia breve.
Prioritizza le attività e concentrati principalmente su 3 o 5 tasks ogni giorno. Parti da quello più importante, che DEVE essere completato per forza entro la fine della giornata e poi passa agli altri, gradualmente meno importanti.
Elimina dalla lista tutte le attività superficiali od extra: potrebbero distrarti e toglierti il tempo da dedicare a ciò che importa davvero.
Completare una “to do list” breve sarà molto più facile e ti farà sentire molto più produttivə a fine giornata. A proposito di fine giornata, passiamo al punto successivo
- Crea una routine per la fine della giornata
Sappiamo che iniziare la giornata nel modo giusto è importante, ma spesso ne sottovalutiamo la fine.
Così come è importante avere una morning routine, è importante averne una serale per migliorare la produttività e diminuire lo stress sul lungo termine.
Una volta che hai finito di lavorare, con la mente lucida, fai una lista dei 3/5 tasks su cui vuoi concentrarti il giorno successivo.
Prima di lasciare la postazione di lavoro metti in ordine la scrivania e fai in modo che tutto sia perfetto per ricominciare a lavorare al meglio la mattina seguente. Poi spegni il computer e stacca.
Tutto qui? Si.
Introdurre unna routine serale è molto semplice e richiede veramente pochissimi minuti, ma ti aiuterà ad iniziare la giornata successiva con molto più focus.
- Mostra la tua reperibilità in Calendar
Quante volte ti hanno fissato una call quando stavi lavorando ad un progetto ed eri nel flow?
Essere interrotti quando siamo concentrati su un task è deleterio. Sapevi che il nostro cervello impiega circa 25 minuti per rimettersi a fuoco?
La soluzione è semplice: blocca degli slot in calendar quando vuoi focalizzarti al 100% sul tuo lavoro.
Ovviamente questo non significa che tu debba essere irraggiungibile tutto il giorno: occupa solo gli slot necessari per portare a termine determinati task. Una volta completatati torna online.
Utilizza un calendario condiviso con il team per fare sapere a tuttə i tuoi orari e incentiva gli altri a fare lo stesso.
- Rispondi ai messaggi velocemente
Non lasciare i messaggi in sospeso.
Ricorda che anche i messaggi sono tasks da completare e rispondere velocemente è un modo per eliminare tempestivamente questi task dalla lista.
Se apri una e-mail – o un messaggio – che richiede una risposta, non perdere tempo e rispondi direttamente. Se fai passare troppo tempo dalla ricezione del messaggio potresti dimenticartene, e non è mai piacevole per nessuno.
Un’ultima cosa riguardo ai messaggi: se prometti di ricontattare una persona “a breve” ricordati di farlo. Non lasciare questo tipo di comunicazioni in sospeso, sii puntuale e rispetta ciò che dici.
- Tieni traccia dei tuoi risultati, non del tempo
Molto spesso crediamo che il valore del nostro lavoro dipenda dalla quantità di tempo che gli dedichiamo, ma non è così.
Misura il tuo lavoro sugli obiettivi, non sul tempo impiegato a portarli a termine.
Ho già parlato di una “to do list” in un punto precedente, ora voglio aggiungere una cosa: aggiornala.
Tieni una lista aggiornata di ogni cosa che porti a termine durante il giorno. Ogni volta che completi un task eliminalo dalla lista. Questo piò aiutarti a sentirti più motivatə e produttivə, ma non solo.
Avere una lista con gli obiettivi e i tasks completati nell’arco del tempo può aiutarti a capire come gestirli meglio nel lungo termine, migliorando la tua produttività e riducendo lo stress grazie ad un miglior time-management.
Se sai che, più o meno, a fare una determinata cosa ci metti un tempo x, allora in futuro quando dovrai farla nuovamente saprai gestire il tuo tempo in modo più efficace.
Aggiorna la tua “to do list” per sviluppare prima questo metodo.
- Imposta delle deadlines brevi
Più breve è la deadline, maggiore è l’effort per portare a termine il lavoro. Perché?
Meno tempo abbiamo per fare una cosa e più corriamo e ci impegniamo per farla al meglio.
Quando sappiamo che non abbiamo tempo da perdere, di solito lavoriamo meglio. O comunque, più velocemente.
Per questo motivo impostare delle deadline brevi per i tuoi task ti puiò aiutare a rimanere più concentratə e portarli a termine prima.
Deadlines brevi ma realistiche! Sii obiettivo e razionale, imposta deadlines che sei sicurə di poter rispettare.
- Chiedi aiuto
Essere autonomi è fondamentale quando si lavora da remoto (qui un articolo per approfondire). A volte, però, lavorare da soli non basta e incontriamo ostacoli che hanno bisogno della collaborazione con gli altri per essere superati.
Non sempre puoi farcela da solə. Se hai un problema con un task specifico non esitare a chiedere aiuto a qualcuno.
Anche se a volte risolvere un problema da sol può sembrare molto più gratificante, chiedere aiuto può aiutarti a trovare la soluzione molto più velocemente.
Perché perdere tutto quel tempo a ordinare le idee confuse nella tua testa quando basta un messaggio?
Non aspettare di trovarti veramente con l’acqua alla gola; appena hai un dubbio o sei in difficoltà rivolgiti al tuo team. Dopotutto siete un team per un motivo, giusto?
Oltre a chiedere aiuto quando hai bisogno, offrilo agli altri quando credi che possano essere in difficoltà.
- Organizza i tuoi task sulla base delle tue energie
Time management? No: energies management.
Ricorda che così come il tempo che abbiamo a disposizione è limitato, anche le nostre energie lo sono.
La distribuzione delle energie durante la giornata dipende da persona a persona: c’è chi lavora meglio il mattino e c’è chi, invece, è più produttivo la sera. Tu sai quando lavori meglio?
Bene: il momento in cui lavori meglio è quello più importante che può veramente fare la differenza sulla qualità del tuo lavoro.
Se puoi organizzare i tuoi task come preferisci, organizza le tue giornate in modo tale da lavorare alle attività più complesse nei momenti in cui sai di essere più produttivə e concentratə.
Di conseguenza, lascia le attività più semplici e veloci ai momenti della giornata in cui sai di essere più stancə o meno motivatə: riuscirai, nonostante questo, a portarle a termine con successo.
- Abbi il coraggio di dire no
Quanto è difficile dire di no?
Tanto, ma a volte è fondamentale per salvarti dallo stress.
Se il tuo carico di lavoro è già abbastanza alto o stressante, se stai lavorando al 100% su un task o su un progetto ad alta priorità, rifiuta ulteriori offerte.
Che senso ha lavorare di più se poi non puoi lavorare bene?
Spesso siamo portati a dire di “si” per non sembrare maleducatə o pigrə dal resto del team, ma ricordati che non verrai, nella maggior parte dei casi, veramente giudicatə così.
Considera sempre le tue priorità e i tempi che hai a disposizione prima di dire di sì ad altre attività. Se capisci che accettare sarebbe troppo eccessivo, allora rifiuta motivando la tua risposta e spiegando la tua situazione. Il tuo team capirà.
Eventualmente offriti disponibile per il futuro, quando le acque si saranno calmate.
Eccoci alla fine dell’articolo. Ti ringraziamo per averlo letto e speriamo sia stato utile.
Ora che conosci i trucchi per costruirti un metodo di lavoro efficace siamo sicuri che lavorare da remoto sarà molto più semplice.
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A presto!
