Aggiornamenti legali sullo Smart Working

Abbiamo chiesto all’Avvocato Edoardo Benassi di spiegarci come viene disciplinato lo Smart Working nella normativa del lavoro italiana.

Di seguito trovi l’intervista completa, buona lettura!

1. Ciao! ti va di presentarti brevemente e di raccontarci di cosa ti occupi?

Sono Edoardo Benassi, avvocato esperto di diritto del lavoro e consulenza aziendale, con esperienza professionale di oltre 13 anni. 

Nello svolgimento dell’attività professionale, mi sono sempre imbattuto nella necessità delle aziende, soprattutto legate al settore dell’innovazione o del terziario avanzato, di individuare nuovi processi e nuove modalità di gestione della collaborazione con i propri dipendenti, al fine di rendere sempre più efficiente la struttura produttiva e sempre più positive le relazioni tra datore di lavoro e forza lavoro.

E’ mia convinzione che un buon rapporto tra datore di lavoro e dipendenti possa, da un lato, giovare enormemente ai risultati economici dell’attività imprenditoriale e, dall’altro, rendere più serena la quotidianità vissuta sul posto di lavoro.

2. Quali sono gli aggiornamenti normativi in Italia sul tema Smart Working?

Lo smart working è certamente uno dei temi centrali a proposito di innovazione nelle relazioni tra impresa e lavoratori.

Negli ultimi anni, soprattutto nel periodo pandemico e post pandemico, le modalità di lavoro agile sono diventate una vera e propria esigenza dei lavoratori, al fine di conciliare meglio la propria vita lavorativa con quella privata; rappresentano un’importante opportunità di evoluzione dell’organizzazione interna delle imprese, che hanno sperimentato l’utilità di inserire forme di flessibilità nella propria struttura e la produttività di nuovi sistemi basati sulla fiducia reciproca e sulla responsabilizzazione del dipendente, non più legato al mero concetto di orario di lavoro ma maggiormente calato in un’ottica di perseguimento di obiettivi comuni.

Il lavoro agile, o smart working che dir si voglia, è regolamentato nell’ordinamento giuridico italiano da circa 5 anni: è stato, infatti, introdotto dalla Legge n. 81/2017, che rimane tutt’oggi il punto cardine da un punto di vista normativo nella regolamentazione di questa modalità di svolgimento dell’attività lavorativa.

Le realtà più innovative ed avanzate del panorama imprenditoriale italiano hanno recepito immediatamente l’opportunità fornita da questa importante novità normativa, ma è solo con il periodo pandemico che lo smart working ha avuto l’evoluzione di cui tutti siamo stati testimoni.

Anche da un punto di vista regolatorio, tutti i decreti emergenziali hanno volto a rendere sempre più agevole il ricorso allo smart working, semplificando enormemente tutti gli adempimenti amministrativi.

Superato il periodo più intenso della pandemia, è stato necessario intervenire nuovamente sulla regolamentazione dello smart working, sia per evitare forme di eccessivo carico lavorativo per i dipendenti, sia per garantire alle aziende la possibilità di ricorrere allo strumento in modo più regolamentato e aderente alle esigenze produttive.

Per questo motivo, è stato stipulato, nell’ambito delle relazioni tra governo e parti sociali, il “Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile” che è diventato (e diventerà sempre più) un importante perno della regolamentazione giuridica dello smart working.

Questo importante accordo, ha individuato i principi fondamentali di regolazione del lavoro agile:

• adesione allo smart working su base volontaria da parte di ogni singolo lavoratore;
• stipulazione di un accordo individuale tra impresa e dipendente che riporti le caratteristiche fondamentali dell’attività in lavoro agile;
• assenza di un preciso orario di lavoro, con autonomia dello svolgimento della prestazione sulla base di obiettivi prefissati;
• organizzazione del lavoro in fasce orarie in cui può essere richiesta la prestazione e fasce orarie in cui il dipendente ha diritto alla disconnessione;
• diritto del lavoratore di spegnere i dispositivi tecnologici nelle fasce di disconnessione;
• libertà nella scelta del luogo di lavoro, nel rispetto degli accordi intercorsi con l’azienda;
• ampia autonomia privata nella regolamentazione della fornitura degli strumenti necessari per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Come si può notare il protocollo citato rappresenta l’evoluzione della normativa in vigore dal 2017, che non viene superata, ma integrata con le esigenze più attuali dei tempi recenti, sia dal punto di vista dell’azienda, sia dal punto di vista del dipendente.

Detto ciò, bisogna ricordare che al momento rimangono in vigore importanti eccezioni a queste normative, che rendono ancora maggiormente agevole il ricorso allo smart working per alcune categorie di persone come i genitori di figli di età inferiore a 12 anni e i “caregivers” di soggetti disabili.

Su questo punto rimane in vigore una regolamentazione più simile a quella che ha caratterizzato il periodo di intensa diffusione della pandemia.

3. Che differenza c’è tra settore pubblico e privato?

Al momento la regolamentazione a livello di norme di legge dello smart working riguarda unicamente il settore privato.

Non vi è una normativa di legge specifica che riguardi il lavoro agile nella pubblica amministrazione.

Anche in ambito pubblico, il ricorso allo smart working è stato, però, fondamentale nel periodo pandemico e sta sempre più emergendo l’esigenza di stabilizzare questa modalità di lavoro anche nella pubblica amministrazione.

E’ chiaro che nell’ambito pubblico vi sono maggiori difficoltà nell’individuazione della regolamentazione del lavoro agile, stante la peculiarità dei luoghi di lavoro pubblici, la maggiore rigidità organizzativa degli enti e la necessità di mantenere adeguati livelli di fruibilità di alcuni servizi ai cittadini.

Nel tentativo di tendere sempre più a modalità di lavoro innovative, in seguito al decreto che ha comportato il “rientro” dei lavoratori sul luogo di lavoro pubblico, il ministero per la funzione pubblica e le parti sociali hanno raggiunto un accordo su alcune linee guida che rappresentano, al momento l’unica fonte di regolazione del lavoro agile nel settore pubblico. 

Questa disciplina ricalca fondamentalmente quella in vigore per il settore privato, ma con alcuni correttivi per renderla aderente ai luoghi di lavoro pubblici.

Nel settore pubblico ritengo che il limite enorme non sia tanto l’aspetto normativo, quanto la difficoltà di aggiornare le strutture pubbliche a standard, sia tecnologici, sia organizzativi, che favoriscano la diffusione del lavoro agile.

In questo la pubblica amministrazione ha molta strada da compiere, peraltro con l’evidente limite rappresentato dai vincoli di spesa imposti dalla finanza pubblica.

4. E rispetto allo scenario estero?

Nel raffronto con lo scenario estero, l’Italia ribadisce le peculiarità tipiche della sua legislazione sul lavoro.

All’estero il ricorso al lavoro agile è molto più libero ed esente da vincoli. Il ricorso al lavoro agile è rimesso per lo più alla volontà dei soggetti coinvolti e solo raramente deve essere cristallizzata in accordi. Il mio è chiaramente un quadro generale che sintetizza le differenze Italia – estero, poi ogni paese ha le sue peculiarità.

Bisogna, però, osservare che all’estero la flessibilità è spesso considerata parte della vita quotidiana.

In Italia, invece, vi è una maggiore rigidità e formalità, in quanto, anche per comprensibili ragioni storiche e sociali, che risalgono nel tempo e che hanno trovato un’esplicitazione nelle norme della Costituzione, la tutela al lavoratore, considerato parte debole del rapporto di lavoro, è sempre stata realizzata attraverso l’introduzione di normative limitative dei poteri di azione del datore di lavoro, ritenendo che la fonte normativa primaria, unitamente  alla contrattazione collettiva, rappresenti la sede principale in cui realizzare le garanzie del rispetto delle prerogative del lavoratore.

In ogni caso, seppur con qualche difficoltà in più rispetto ad altri paesi e alla luce di quanto detto sopra, nello scenario post pandemico, l’Italia ha compiuto passi da gigante nel recuperare terreno nell’ambito della regolazione e della diffusione dello smart working.

5. Quali sono i principali vincoli normativi per abilitare lo smart working? 

Tutta la normativa è imperniata sul concetto di accordo individuale.

L’azienda e il lavoratore che concordano sullo svolgimento anche solo di parte dell’attività lavorativa in modalità agile, devono stipulare un accordo scritto in cui pattuiscono le regole fondamentali del lavoro in tale modalità.

Questo accordo deve necessariamente rispettare i dettami della L. 81/2017 e, soprattutto, del protocollo nazionale, che, come detto, pone dei principi generali importanti riguardo allo smart working.

Il mio consiglio è quello, prima di tutto, di regolamentare fondamentalmente tre aspetti:

1. alternanza lavoro agile-lavoro in presenza; 
2. fasce di disconnessione; 
3. luoghi di lavoro esclusi dallo smart working. 

Questi, per la mia esperienza, sono i temi che ingenerano maggiore discussione tra il datore di lavoro e il dipendente. 

Non dimentichiamo, poi, gli adempimenti amministrativi: prima dell’inizio della prestazione in lavoro agile deve essere sì sottoscritto l’accordo individuale, ma poi, entro 5 giorni dalla conclusione dell’accordo, deve essere inoltrata la comunicazione amministrativa del medesimo. 

Al momento, è ancora in vigore la comunicazione di tipo semplificato, introdotta durante la pandemia, che prevede semplicemente la comunicazione dei nominativi dei soggetti che sono abilitati al lavoro agile.

Vedremo se vi saranno novità normative in merito. Teoricamente, superata questa fase, si dovrebbe passare ad un regime di comunicazione di ogni singolo accordo; sul punto, però, vi è intensa discussione, data l’onerosità delle attività connesse alla comunicazione di ogni singolo accordo, soprattutto per realtà che occupano molti dipendenti.

6. Secondo te come si evolverà lo scenario dello smart working nei prossimi anni?

A mio parere lo smart working diventerà un tema sempre più centrale nelle relazioni tra datori di lavoro e dipendenti.

Le esigenze di organizzazione aziendale da un lato e le esigenze di bilanciamento tra vita privata e vita lavorativa dall’altro diventeranno temi sempre più incalzanti. 

Per questo motivo l’esigenza di ricorrere al lavoro agile sarà crescente sia dal punto di vista dell’imprenditore, sia dal punto di vista del lavoratore.

Molti studi stanno chiarendo come ormai il tema smartworking sia entrato in modo indelebile nelle relazioni tra il dipendente e il datore di lavoro con due importanti conseguenze: dal punto di vista del datore di lavoro, la difficoltà nel trattenere i migliori talenti in caso di titubanza nel riconoscere modalità di lavoro agile; dal lato del lavoratore, l’aumento dell’importanza, nella valutazione complessiva di un posto di lavoro, delle sua modalità di realizzazione delle attività rispetto a quella riconosciuta alla retribuzione.

Una modalità di lavoro più vicina alle esigenze di vita personale del lavoratore è ritenuta un aspetto essenziale, soprattutto nelle categorie di lavoratori di più elevato livello professionale.

Per questo motivo, le normative dovranno sempre più a favorire la diffusione di simili modalità e tendere ad una semplificazione nelle modalità di accesso.

Grazie mille per aver letto l’intervista!

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A presto.